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日中間のManagementで役立つ例を日本語と中国語で紹介
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お客様から、「業務マニュアル」を一生懸命整備しても、それが使用されない
または、新しく更新されないという悩みを持っていることがわかりました。

从客户那里了解到,虽然很努力整理【业务手册】,却没被使用。另外就是没有及时更新等等一些现有烦恼。


我々もせっかく制作した「業務マニュアル」が、どこにあるのか?所在がわからなく
なってしまったり、更新されないまま使用されることがあります。

我们好不容易制作的【业务手册》】在哪里呢?不知道它在哪里,以及没有更新情况下继续使用情况时有发生。


これら継続されない理由は下記があります。
1:各マニュアルが一元化されていない
2:業務に慣れてしまえば、マニュアルは必要ない
3:更新する時間も担当者もいない


下记是这些不能持续下去的原因:
1:各类手册没有统一管理。
2:熟悉业务的话,不需要手册。
3:没有时间及相关负责人来更新。



1:各マニュアルが一元化されていない
 マニュアルの必要性を感じた一部の人がマニュアルを制作してメールで
 配信する。しかしそれ以後どこにそのデータが存在しているのかわからなく
 なってしまう為、次第に使用されなくなったり、古いものをずっと使い続ける

1;各类手册没有统一
一部分人认知到手册的必要性,因此制作了相关手册并用邮件发布了信息。但是在此之后,因为忘记放在哪里,逐渐不被使用,或者是一直继续使用旧的。

 【対策】
 マニュアルのフォーマットを決めて、1つの場所で一元管理を行う。
 更新管理する総経理直轄の専門チームを作り更新を行う
 それができない場合、マニュアルを見直す時期を1年の中で計画して
 その時期に全て見直しを行う

对策:
制定手册格式,固定一个地方统一管理。由负责更新管理直属总经理的专门团队进行更新操作。不能做到这样的话,
要重新更改就得在一年中计划并在 那个时期进行全面的更新操作。



2:業務に慣れてしまえば、マニュアルは必要ない
 はじめて業務に当たる時や、新人を教育するときには、マニュアルが便利
 なので、使用するがそれ以外は記憶しているので、マニュアルを使う必要がない。
 しかし、時々通常と異なる問題が発生した時、自分の判断で行動したことが問題
 になってしまったことがある。

2,熟悉业务的话,不需要手册。
刚开始做业务,教育新人时,借用手册会方便很多,使用时记住就好了,因此,就会有不需要手册的想法。
但是,有时候也有发生不同平常的问题,然后人们通过自己的判断去行动而产生了新的问题的情况。

 【対策】
 マニュアルとは、「標準を定義する」ことだという認識を持ってください。
 標準が存在し定義されることで、「例外が生まれます」つまり、標準が定義されて
 いなければ、「例外と気が付くことができません」。
 マニュアルが標準を定義する事だと認識したところで、標準作業をしたにも関わらず

 問題が発生する場合があります。
 それが「例外」です。その例外が発生したモノを記録し、例外への正しい対応方法を

 記載すると、それが「Q&A]になり、例外発生時の対応マニュアルになります。
 このように、マニュアルは新人が標準を覚える為に使用する「標準を定義するもの」

 という認識を持つ事で、標準以外が発生した時、例外に対する対応方法を確認する
 マニュアルの存在、大切さを認識できます。

对策:
所谓手册就是持有“标准的定义”的这种认知。
因为存在标准定义,就会有例外会发生。也就是说,不去定义标准的话,就无法注意到例外。
认知到手册是标准的定义,尽管按照标准作业也会发生问题。
那就是例外了。在例外发生后记录下来,记录对例外的正确应对方法,
就是【q&a】,就是对应发生例外手册了。
像这样的话,新人作为标准去使用,认识《定义的标准》。发生标准以外事情时,就可以意识到可以确认到对待例外方法手册的重要性。


3:更新する時間も担当者もいない
 マニュアル制作とは、「重要だけれども、急がない」仕事です。
 「重要で緊急」の仕事は誰もが手を付けます。本来管理者はこの次に上記に書いた
 「重要だけれども、急がない」仕事に着手しなければなりません。
 しかし、多くの管理者が「重要ではない(他の人に任せることができる)急ぎの仕事」
 に多くの時間を奪われています。

3,没有时间及相关负责人来跟新。
手册的制作就是,【重要但是不紧急】的工作。
[重要紧急]的工作是谁都可以担任的,原先管理者在这一次如上述写的,必须以[重要却急不得]的工作去着手。
但是,大多数的管理人员用了大量的时间去做不重要(即可以交由其他人去做的工作)紧急的工作。

 【対策】
 特に管理者は自分の一番の仕事は「部下を育てること」であることを認識することです。
 部下を育てる仕事、そしてその為の「仕組みをつくる」ことこそ「重要であり急がない仕事」
 であり管理者の最重要項目であるという認識をまず持つ事です。
 時間がないのは、「重要ではない、急ぎの仕事」に時間を奪われているからです。
 まずはその「重要ではない、急ぎの仕事」を部下に任せられるようにしてみることから
 はじめてみてはどうでしょう?
 いきなり「業務マニュアル」を制作する前に、ここからはじめてみることも効果的です。

对策:
特别是管理人员应该认知到自己最重要的工作是培育部下。
培育部下并且组成团队这件事才是重要却不着急的事情,管理人员首先要认知到这是最重要的项目。
关于没有时间这个问题。不重要却急的工作,因此需要争分夺秒。
首先那件重要不着急的工作交由部下去做的话,尝试一下这种会怎么样呢。
突然在制作业务手册前,从这件事开始的话也是可以看到效果的。


以上「マニュアルが継続できない」という問題に対して、これから行っていく対応策を
紹介してみました。参考にしてください。
以上是我对关于【业务指南的提案无法继续下去】这个问题的对策的相关说明,
请参考。

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